毎月10,000件を超える仲間たちの成果をフォロー
ブリヂストングループのお金にまつわる業務を担うブリヂストンファイナンス株式会社（以下、BSFI）。多くの国内グループ会社の間接業務を引き受け、グループ全体のコスト削減や効率化に貢献するシェアードサービスの役割を果たしている。お金の動きを記録・報告する「会計」業務や、資金を融通する「金融」業務、そして従業員の「給与」に関する業務も、BSFIの仲間たちが対応している仕事だ。まさに縁の下の力持ちとしてグループを支えるBSFIだが、今回は国内タイヤ販売会社があげた売上の債権業務を担うメンバーに話を聞いた。
ブリヂストンファイナンス株式会社
債権業務企画部長
清水 敬芳さん
ブリヂストンファイナンス株式会社
債権業務企画部
大口 秀昌さん
ブリヂストンファイナンス株式会社
債権業務企画部
安立 瑞恵さん
ブリヂストンファイナンス株式会社
債権業務企画部
中村 洋さん
仲間たちの「成果」をフォローする重要な役割
お客様に販売した商品やサービスに対する売掛代金の請求、お支払い状況のフォロー、そして伝票処理が正しく行われているかの確認など、売上債権業務は多岐にわたる。国内のタイヤ販売会社においては、BSFIの債権業務企画部がこの業務を担っているが、特に売掛入金件数は毎月10,000件を超える膨大な規模だ。
部長を務める清水さんは語る。「お取引先様からの入金一つひとつが、ブリヂストンの仲間たちが成し遂げてくれた仕事の『成果』。それらを1件も漏らさずフォローするのが我々の役割です」。仲間たちがあげた販売の成果を、キャッシュという形で確実に回収する――。ビジネス上の重要な役割を果たしているチームだ。
部長を務める清水さんは語る。「お取引先様からの入金一つひとつが、ブリヂストンの仲間たちが成し遂げてくれた仕事の『成果』。それらを1件も漏らさずフォローするのが我々の役割です」。仲間たちがあげた販売の成果を、キャッシュという形で確実に回収する――。ビジネス上の重要な役割を果たしているチームだ。
清水さん「仲間たちが成し遂げた『成果』を漏らさずにフォローするのが我々の役割です」
「振込入金エラー」を改善したい。だけど時間がない…
現在は多くの国内グループ会社の売上債権業務を担当する債権業務企画部だが、業務の受託が始まった当初は対応に不慣れなこともあり、組織全体で多忙な日々が続いていた。特に業務が集中する月末月初は多くの従業員の間で残業が常態化していたが、大きな負担の1つとなっていたのが、「振込入金エラー」への対応だ。
当時の状況を中村さんは語る。「お取引先様からの振込について、まずはその振込データと、私たちのシステムに登録されている情報とのひも付けが行われます。この時、双方が一致すれば、入金処理が自動で行われるので問題ありません。一方で、不一致が発生した場合はエラーとなり、担当がそれらの詳細を確認した上で、手動で入金手続きをする必要があります。このエラーが発生した後の個別対応が大きな負担となっていました」。
当時の状況を中村さんは語る。「お取引先様からの振込について、まずはその振込データと、私たちのシステムに登録されている情報とのひも付けが行われます。この時、双方が一致すれば、入金処理が自動で行われるので問題ありません。一方で、不一致が発生した場合はエラーとなり、担当がそれらの詳細を確認した上で、手動で入金手続きをする必要があります。このエラーが発生した後の個別対応が大きな負担となっていました」。
振込データとシステム情報の不一致による「振込入金エラー」が発生した場合、手動での入金手続きが必要になる
清水さんも当時を振り返る。「振込データとシステム内の情報の不一致について、システム側のメンテナンスができれば、多くのエラーが改善されることはわかっていました。ただ、メンテナンスをするためにはまとまった作業時間が必要。当時はこの時間を捻出する余裕すらないことが根本的な問題でした」。
改善をしたいが時間がない――。これは改善を妨げる代表的な課題の1つだが、まさに当時の債権業務企画部も、同じような状況に頭を悩ませていた。
改善をしたいが時間がない――。これは改善を妨げる代表的な課題の1つだが、まさに当時の債権業務企画部も、同じような状況に頭を悩ませていた。
BSFIの「お家芸」 定型業務の自動化
「ただ、『忙しい』と言っているだけでは事態は何も変わりません。少しずつでも日々の時間を捻出し、身近な所に工数削減の鍵がないか、業務の見直しを進めました」（中村さん）。
中村さん「身近な所に工数削減の鍵が無いか、日々の業務の見直しを進めました」
多忙を極めるなか、メンバー全員で日々の業務で見直した所、複数の「定型」業務が浮き彫りに。これらに工数削減のポテンシャルがないか、それぞれの知恵を持ち寄った。
「BSFIが胸を張って得意と言えるのが業務の『自動化』です。RPAによる改善が文化として根付いている組織なので、定型業務であれば工数削減の余地があると考えました」（清水さん）。
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上の作業などを、ソフトウェアやロボットが自動で実行する仕組みなどのことを指す。このRPAによる改善について、BSFIはそれまでも行ってきた実績と経験があった。
「例えば、『銀行のシステムから入金データをダウンロードして、エクセルで明細を作成し、共有サーバーに保存する』という日常業務があります。これは1日あたり1人10分程度で終わる仕事ですが、5人分の自動化ができれば、20営業日で約16人時※の工数削減につながります」（中村さん）。
※ 工数を表す単位。1人で1時間かかる作業工数＝1人時
これらは一例だが、他に洗い出した複数の定型業務も、プログラムによる自動化などを試行。結果として、1カ月あたり50人時を超える工数削減に成功した。こうした工夫で捻出した時間を活用し、当初の目的としていたシステム側のメンテナンスをすることで、狙い通り「振込入金エラー」の件数も減り、組織全体の大きな負担減を実現することができた。
「BSFIが胸を張って得意と言えるのが業務の『自動化』です。RPAによる改善が文化として根付いている組織なので、定型業務であれば工数削減の余地があると考えました」（清水さん）。
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上の作業などを、ソフトウェアやロボットが自動で実行する仕組みなどのことを指す。このRPAによる改善について、BSFIはそれまでも行ってきた実績と経験があった。
「例えば、『銀行のシステムから入金データをダウンロードして、エクセルで明細を作成し、共有サーバーに保存する』という日常業務があります。これは1日あたり1人10分程度で終わる仕事ですが、5人分の自動化ができれば、20営業日で約16人時※の工数削減につながります」（中村さん）。
※ 工数を表す単位。1人で1時間かかる作業工数＝1人時
これらは一例だが、他に洗い出した複数の定型業務も、プログラムによる自動化などを試行。結果として、1カ月あたり50人時を超える工数削減に成功した。こうした工夫で捻出した時間を活用し、当初の目的としていたシステム側のメンテナンスをすることで、狙い通り「振込入金エラー」の件数も減り、組織全体の大きな負担減を実現することができた。
定型業務の自動化でシステムのメンテナンスをする工数を捻出。「振込入金エラー」の件数減を実現
業務委託元が増えることで顕在化した次の課題「誤入金対応」
メンバーの努力と工夫で「振込入金エラー」には改善のめどが立ったが、業務委託元の国内グループ会社が1社から複数社に増えたことで、徐々に新しい問題が顕在化していった。
安立さんは次のように語る。「ありがたいことに、多くの会社の債権業務を担当させていただくようになりましたが、お取引先様や入金件数が増えるのと比例して、入金額が誤っているケースも増えていました」。
安立さんは次のように語る。「ありがたいことに、多くの会社の債権業務を担当させていただくようになりましたが、お取引先様や入金件数が増えるのと比例して、入金額が誤っているケースも増えていました」。
安立さん「お取引先様や入金件数が増えるのと比例して、入金額が誤っているケースも増えていました」
大口さんも次のように語る。「請求金額よりも入金額が大きい場合、お取引先様への返金が必要で、これを『誤入金対応』と呼んでいます。各社からBSFIへ『返金申請』することで対応が始まるのですが、当時はこのプロセスが各社でバラバラでした。個別フォローの負担が大きくなっていました」。
「誤入金対応」の概要。お取引先様からの入金額が請求金額よりも大きい場合、各社からBSFIへ返金申請された後、BSFIからお取引先様へ返金される
過剰な入金分をお取引先様にお返しするために、国内グループ会社からBSFIへの「返金申請」が必要だが、その決裁フローや、連絡ツールが会社ごとに異なる状況だった。そしてこれらへの個別フォローが、債権業務企画部の新しい大きな負担となっていた。
返金申請時、当時は各社でフローやプロセスが統一されていなかった
「統一と標準化」で、グループ全体へのメリット創出を目指す
現状を打破し、BSFIだけでなく、グループ各社にもメリットが生まれるよう、返金申請のプロセスの統一と標準化を進めることで、取り組みの方向性は決まった。
当時の苦労を安立さんは振り返る。「一番大変だったのは、返金申請時の帳票の統一です。どの国内グループ会社でも使える過不足のない帳票を目指したのですが、ある会社にとってはOKでも、別の会社にとってはNGということもしばしば。最適解となる帳票をつくり上げるために試行錯誤を繰り返しました」。
「私たちからの押し付けにならないよう、モニタリング形式で複数社に検討段階のものを試行いただくなどして、皆さんからご意見を集めました。最終的に、どの会社でも問題なく対応できる帳票ができたと思います」（大口さん）。
当時の苦労を安立さんは振り返る。「一番大変だったのは、返金申請時の帳票の統一です。どの国内グループ会社でも使える過不足のない帳票を目指したのですが、ある会社にとってはOKでも、別の会社にとってはNGということもしばしば。最適解となる帳票をつくり上げるために試行錯誤を繰り返しました」。
「私たちからの押し付けにならないよう、モニタリング形式で複数社に検討段階のものを試行いただくなどして、皆さんからご意見を集めました。最終的に、どの会社でも問題なく対応できる帳票ができたと思います」（大口さん）。
大口さん「どの会社でも問題なく対応できるものが出来たと思います」
申請帳票以外にも、各社バラバラだった決裁フロー、連絡ツールについても、各社との綿密な調整により統一。全ての会社が同一の流れでBSFIに申請できる体制を構築した。この取り組みによってBSFIにとって負担が軽減したことはもちろん、グループ会社からも「業務がスムーズで楽になった」という感謝の声も多い。まさにブリヂストングループを支えるプロとして、自社だけでなく、全体の業務効率化にもつなげた活動だ。
返金申請時のフローやプロセスを統一、標準化されたことでグループ全体の業務効率化につながった
改善活動をリードし、仲間たちと伴走していきたい
債権業務企画部として日々果たしている役割と改善活動について、メンバーは誇らしげに語る。
「いずれの活動も、当初の狙いよりも大きな成果が生まれたことが共通しています。面倒や困難を恐れず、勇気を出して改善に取り組む大切さをメンバー全員が体感できました」（中村さん）。
「例えば、BSFIではある帳票の読み込みにOCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）を活用していますが、AIと組み合わせることで読み込み精度の向上を実現しています。こういった応用事例を他業務へ応用することなども検討し、さらなる改善のポテンシャルを探っていきたいですね」（大口さん）。
「ブリヂストンの皆さんの頑張りをキャッシュとして確実に回収するのが我々の使命。今回の一連の改善は、『Bridgestone E8 Commitment』における『Efficiency』そして『Empowerment』を体現できた取り組みだと思います。ガバナンスの強化という観点でも、より力強くグループを支えられる組織になったと思います」（安立さん）。
「我々と同じような業務を、自前で行っている国内グループ会社も数多くあります。そういった仲間たちのサポートもできるよう、社内イントラで改善事例も紹介しています。グループ内のハブ的な役割を果たしつつ、さらなる改善も進めながら、引き続きブリヂストンのビジネスを支えていきたいですね」（清水さん）。
「例えば、BSFIではある帳票の読み込みにOCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）を活用していますが、AIと組み合わせることで読み込み精度の向上を実現しています。こういった応用事例を他業務へ応用することなども検討し、さらなる改善のポテンシャルを探っていきたいですね」（大口さん）。
「ブリヂストンの皆さんの頑張りをキャッシュとして確実に回収するのが我々の使命。今回の一連の改善は、『Bridgestone E8 Commitment』における『Efficiency』そして『Empowerment』を体現できた取り組みだと思います。ガバナンスの強化という観点でも、より力強くグループを支えられる組織になったと思います」（安立さん）。
「我々と同じような業務を、自前で行っている国内グループ会社も数多くあります。そういった仲間たちのサポートもできるよう、社内イントラで改善事例も紹介しています。グループ内のハブ的な役割を果たしつつ、さらなる改善も進めながら、引き続きブリヂストンのビジネスを支えていきたいですね」（清水さん）。
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