【師匠と弟子】「正解」がないから面白い 秘書の仕事 − （株）ブリヂストン コーポレート管理管掌・CCO秘書課

平岩小林さんとより仕事で関わる機会が増えたのは、社外取締役の秘書業務を引き継いだ昨年の秋頃からでしたね。その仕事ぶりにすっかり安心しきっているのですが、あの時から1年しか経っていないのですね。

小林入社以来、常務役員の秘書を担当させていただいていたのですが、社外取締役の担当を引き継ぐと聞いた時は上手くこなせるか不安に思っていました。社外取締役5名、取締役2名 合計7名のサポートに当たる日々は、想像していた以上に忙しいです。

平岩秘書課は取締役、執行役、常務役員の皆さんが執務に集中できるよう、スケジュールを調整したり、社内の方々と広く関わる業務で、あらゆるサポートをする部門。小林さんは入社してすぐの頃から相手の立場に沿った心遣いができていたので、あまり心配していなかったです。

小林ありがとうございます。社外取締役の皆さんは他の企業に所属されていたり、大学教授や弁護士をされていたりと、さまざまなお立場で活躍されていますから、できるだけ確認のお手間を取らせないようにメールの文面などをわかりやすく、簡潔であるように工夫しています。

平岩素晴らしいですね！サポートする役員の方に合った最適な対応をしていく秘書業務は、例えるならカメレオンのよう。私が社外取締役を担当していた時も、お一人お一人の性格や考え方の傾向を把握しようと心掛けていました。

小林平岩さんは役員の方々のご意向や状況に応じて、会議予定の間隔を空けたり、出張翌日は朝イチの会議を避けるなど、細部に気遣いながらスケジュールを調整していますよね。私は、スケジュールに不都合はなかったか、役員の皆さんに負担をかけていないか、考えてしまうこともあって……。

平岩そう、秘書のお仕事って正解がわからないことも多いですよね。相手の気持ちになって正解を探し続ける仕事は難しくもありますが、やりがいも大きいですよね。

小林そうですね！先輩方がそれぞれの役員の方にあわせて、出張や手土産の対応記録を細かく残してくださっているので、そういった情報も判断材料の一つにして、自分も気づいたことや役員の方からお聞きした情報をメモして、都度更新しています。

平岩私が異動してきた頃から、秘書課にはメンバーそれぞれが自分の対応内容や所感を日常的に共有する風土がありました。正解がないお仕事だからこそ、みんなでアイディアを出し合って、改善していこうとしているんだと思います。

小林平岩さんはいつでも話しかけやすい雰囲気で、また失敗談も包み隠さず教えてくださるのでとても心強いです！ 安心して何でも相談できます。また、私にも業務の相談をしてくれることも、いつもうれしく感じています。

平岩ふふふ、いろんな情報共有ができて助 かっています（笑）。私は小林さんの常に落ち着いているところが素敵だなと思っていますよ。小林さんのことは“弟子”というよりも”なんでも話せる同僚”だと思っています。

小林ありがとうございます。尊敬している平岩さんにそう言っていただけてうれしいです。秘書課は、秘書のお仕事以外にも、さまざまな共通業務がありますよね。今後は社印・役印の捺印申請や印章管理、代表者決裁書対応窓口といった業務も、もっと申請者が申請しやすいように、申請書フォーマットの改善や印章の電子化など、更に改善を進めていきたいです。

平岩そうですね。印章管理業務では、過去に調製・廃棄した印章を含めて累計1000件ほどの申請を受けています。また、行政に提出する許可書や契約書、表彰状など、さまざまな捺印は毎月100件ほど申請を受けていますよね。この業務を遅れることなく進めていくためにも、課全体で協力し合っています。書類のやりとりをする各部署の業務内容まで理解を深めていけると、更に会社のことを知ることができると思います！

小林はい、秘書課だけでなく、各部署の皆さんともっとコミュニケーションを深め、役員だけでなく、各部署の皆さんのことも全力でサポートしていきます。

平岩一緒に頑張っていきましょう！また紅茶を飲みながらゆっくりお話ししましょうね！

小林ぜひお願いします！